2 Office management - 2MA - Onderdelen - Stage & bedrijfsbezoeken/8    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: OF:Office management Code: 2MAB3 Academiejaar: 2010-2011 Type: kern Niveau: gespecialiseerd Programmajaar: 2 Periode binnen het modeltraject: Module 8 Aantal studiepunten: 15 Wegingscoëfficient: 15 Totaal aantal contacturen: 524 Totaal studietijd: 390 Deeltijds programma: deel 2 Examencontract: niet mogelijk Deliberatie: niet mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Cockx Yoke Druant Gilbert Moerenhout Leen Soudyn Mireille   KORTE OMSCHRIJVING In de loop van het tweede jaar zorgt het stageteam er met groepsintervisies, stagelessen en persoonlijke coaching voor dat je als een professionele management assistant in spe op stage kan vertrekken.   Je legt zelf een geschikte stageplaats vast waar je gedurende zeven weken je verworven kennis, vaardigheden en competenties concreet aan de praktijk zult toetsen. Je zal evolueren in het uitvoeren van diverse taken zodat deze nog in de loop van de stage zelfstandig zal kunnen uitvoeren. Je leert je aanpassen aan het arbeidsritme op het werkterrein, werkt mee in een team en neemt deel aan het geheel van de activiteiten uit het beroepsleven.   Als ultieme aanloop naar de stage kom je tijdens de projectweek met tal van professionele en interessante bedrijven en organisaties in contact en maak je kennis met bedrijven in uiteenlopende sectoren. Je krijgt bovendien een inzicht in de verschillende aspecten van de job als management assistant aan de hand van getuigenissen uit het werkveld. Deze week wordt door de studenten zelf georganiseerd in samenwerking met een begeleidende lector. Je maakt een verslag over deze bedrijfsbezoeken Na afloop van deze module weet jij in welke richting je jouw professionele loopbaan wil uitsturen. COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen omgaan met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. OF107 Binnen een snel evoluerende werksituatie bereid zijn zich aan te passen via life-long learning. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF312 Correspondentie kunnen afhandelen: Talenkennis, tekstverwerking, e-mail en internet zijn belangrijk. Zorgen voor het autonoom opstellen van correspondentie, het typen en/of uitwerken ervan.Toezien op de correcte en tijdige verzending en verspreiding van post en faxen, e-mail. Afhandelen van de correspondentie in het Nl, Fr, E, D of S. OF313 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van softwarepakketten is evident. Eigen agendabeheer en dat van anderen, planning en acties van de manager bewaken, planning van afspraken met klanten en externe commerciële contacten. Efficiënt gegevens zoeken en beheer van gegevenstabellen. OF314 Productieve informatieverwerking: Ondersteunende kennis : kennis van talen, notuleren, rapporteren, presentatietechnieken en audiovisuele media. Het coördineren van vergaderingen, logistiek ondersteunen en de besluitvorming opvolgen, conferenties voorbereiden of organiseren. In staat zijn brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen. OF315 Communicatie: interne & externe contacten onderhouden in het NL en in min. 3 vreemde talen, huisstijl bewaren, zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij vergaderingen. Inzicht in de vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF316 Informatie verzamelen: Kennis van dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Nieuwe dossiers maken en verzamelen van de gegevens. Beheren van dossiers. Informatie verzamelen over congreslocaties en leveranciers. Checklists van taken met opvolging van taakverdeling en deadlines. Prijsberekeningen en prognoses maken. OF318 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van de verschillende mogelijkheden bij dossierbeheer en archivering van elektronische hulpmiddelen bij archivering. Hij/zij zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer. Hij/zij kan stukken in archief/bibliotheek opzoeken en archief/documentatie/bibliotheek beheren. OF339 Accuratesse: Hij/zij is stipt, correct en zorgvuldig bij het werk, kan efficiënt opdrachten organiseren en systematisch uitvoeren, kan foutloos verslagen en brieven uittypen via PC. Hij/zij kan gegevens betrouwbaar registreren en coderen, controleert data in de agenda. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF341 Resultaatgerichtheid: Efficiënt opdrachten uitvoeren binnen een bepaalde tijd en bepaald budget, doelgericht werken om een optimaal resultaat te bekomen, zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitscontroles bij invoer van gegevens, problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan, feedback geven naar collega's. OF342 Leergierigheid: Hij/zij heeft aandacht voor nieuwe tendensen en is bereid om bij te scholen, beseft de noodzaak tot levenslang leren, kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten. OF343 Doorzettingsvermogen: Hij/zij merkt problemen op en probeert er een oplossing voor te vinden, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. OF344 Loyaliteit: Hij/zij toont respect voor bestaande regels en normen, is oprecht wanneer er fouten werden begaan en probeert ze zo vlug mogelijk te herstellen. OF345 Zin voor initiatief: Hij/zij weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen en moeten genomen worden, helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke timing taken moeten afgehandeld zijn. OF346 Assertiviteit: Hij/zij is zich bewust van de eigen verantwoordelijkheden, evalueert eigen handelen en denkt kritisch. Laat afspraken door alle partijen respecteren. OF347 Kritische ingesteldheid :Hij/zij heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF349 Flexibiliteit: Hij/zij is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied, staat open voor vernieuwing, maakt ondanks grote tijdsdruk tijd voor sociaal contact. OF351 Contactbereidheid: Hij/zij verstrekt informatie naar klanten/patiënten en werkgever, onthaalt bezoekers op een aangename wijze en bezit de nodige communicatievaardigheden. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF354 Imagobewustheid: Hij/zij is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen, komt zelfzeker over, kent zijn/haar positie binnen de organisatie. OF357 Dienstverlenende ingesteldheid: Hij/zij kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur, is bereid extra opdrachten uit te voeren, neemt deel aan vormende activiteiten en helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden. OF358 Tact: Hij/zij past taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de gesprekspartner aan, kan zich relativeren en kan op de juiste manier optreden om een specifieke situatie tot een goed einde te brengen. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN De student kan een curriculum vitae opstellen en een een sollicitatiebrief schrijven, aangepast aan het werkveld. De student weet zich aan te passen aan de geldende bedrijfscultuur en dress code. De student hanteert de juiste onderhandelingstechnieken en body language. De student kan een SWOT-analyse maken van zichzelf en van het bedrijf. De student kan een zakelijk verslag schrijven. De student kan zijn werk plannen met gebruik van efficiënt time-management. De student solliciteert zelfstandig en legt zelf een stageplaats vast voor de opgelegde deadline. De student maakt en beheert een verzorgde correspondentie en stelt documenten op volgens de geldende normen (BIN- en APA-normering). De student kan een dossier correct afhandelen en feedback geven aan de opdrachtgever. Voor aanvullende informatie bij de stage zie stagemap op de E-campus op volgend pad: P:\Educatie\Lector aan Student\BM\Soudyn M\MOD8 - 2MA STAGE Projectweek De  projectweek heeft als doel die bedrijven/instellingen te zien en die managers (m/v) te horen die expliciet met business taken te maken hebben en die de student(e) anders of alleen nooit te horen of te zien zouden krijgen. Je traint je stiptheid, luisterbereidheid, kweekt kritische zin. Bovendien bevordert dit hele gebeuren de groepsgeest.       VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn     Geslaagd zijn voor het 1ste jaar   Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn De opleidingsonderdelen van module 5 tot en met module 7. Andere begincompetenties Grondige kennis van het Algemeen Nederlands, zowel in de gesproken als in de geschreven taal. Projectweek  Een gezonde belangstelling voor de sector hebben met een passende reflectie achteraf. Leerdoelen en competenties maken 8 uur van groepsleren uit. LEERINHOUDEN Voor aanvullende informatie bij de stage zie stagemap op de E-campus op volgend pad: P:\Educatie\Lector aan Student\BM\Soudyn M\MOD8 - 2MA STAGE Op de stagekalender vind je de planning van alle stageactiviteiten. Check updates in de stagemap. Aanwezigheid op alle stageactiviteiten is verplicht. In de stagerichtlijnen vind je de procedure die je moet volgen bij afwezigheid wegens ziekte. Tijdens de groepsintervisies wordt het stageprogramma voorgesteld, begeleidt het stageteam je bij je zoektocht naar een geschike stageplaats, worden administratieve formaliteiten afgehandeld en wordt de stageperiode geëvalueerd. De stagelessen handelen over volgende onderwerpen: Opstellen curriculum vitae en sollicitatiebrief Pesten op het werk Bedrijfscultuur Het sollicitatiegesrpek Dress code Assertiviteit Algemene omgangsvormen Persoonlijke SWOT-analyse Onderhandelingstechnieken Body language Do's and don'ts op de werklvloer Time management Omgaan met verandering in het bedrijf Zakelijk verslag schrijven E-mailetiquette Vergaderingen plannen in Outlook STUDIEMATERIAAL Stagebundel Just-in-time informatie via e-mail Stagekalender, stagerichtlijnen, toelichtingen, stagebundel en bestanden zie stagemap op de E-campus op volgend pad: P:\Educatie\Lector aan Student\BM\Soudyn M\MOD8 - 2MA STAGE Ter ondersteuning (vrij aan te kopen of te raadplegen in EMI): Spreektaal, gesprekken voeren in vijf talen (Spaans, Frans, Nederlands, Engels en Duits) - Uitgeverij: De Boeck, ISBN 978 90 455 2170 1   WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 16  lesuren   03,56 practicum en oefeningen: 400  lesuren   88,89 vormen van groepsleren: 8  lesuren   01,78 studietijd buiten contacturen: 25  klokuren   05,56 Verdere toelichting: Oriënterende hoorcolleges: stagelessen Groepsintervisies gecoached door stageteam Individuele zoektocht naar stageplaats en administratieve verwerking van de stagebundel Ervaringsleren: praktijk in het werkveld Rapportering Coaching en bijsturing indien nodig door stageteam Voor aanvullende informatie bij de stage zie stagemap op de E-campus op volgend pad: P:\Educatie\Lector aan Student\BM\Soudyn M\MOD8 - 2MA STAGE Projectweek Colleges, presentaties, bezoeken, week voorbereiden, sprekers inleiden en uitwuiven EVALUATIE Eerste examenperiode Totaal praktijkmodule: 100 punten met volgende verdeling: Actieve medewerking tijdens de stagelessen en groepsintervisies als voorbereiding op de stage: 5 punten Binnen de gestelde deadline en volgens afspraken een stageplaats vastleggen en de stagebundel administratief correct afhandelen: 5 punten Evaluatie van het verslag van de projectweek als voorbereiding op de stage: 10 punten. De student maakt een verslag over deze bedrijfsbezoeken (zie verder). Indien er geen verslag wordt afgegeven kan de student niet slagen op de stage aangezien deze taak deel uitmaakt van de stagepunten. Tijdens deze week wordt ieder onderdeel door de projectbegeleider of een hiervoor verantwoordelijk aangestelde student(e) ingeleid en nadien door de studenten geëvalueerd. Op het einde van deze week volgt dan nog een persoonlijke opdracht waarvan opzet en werkwijze door de projectbegeleider op voorhand wordt aangereikt. Samenstelling van de portfolio en de inhoud van de stageverslag(en): 20 punten. Indien er geen stageverslag(en) word(t)(en) afgegeven kan de student niet slagen op de stage aangezien dit deel uitmaakt van de stagepunten. De evaluatiecriteria van de portfolio en de stageverslag(en) worden apart toegelicht tijdens een groepsintervisie en tijdens de stageles over zakelijk schrijven. Evaluatie van de stage door de stagementor van de stageplaats: 30 punten De student wordt beoordeeld op vaardigheden, attitudes en kennis aan de hand van het stage-evaluatieformulier dat door alle partijen ondertekend wordt. Bij aanvang van de stage krijgt de student een gedetailleerde lijst van de evaluatiecriteria. Na afloop van het stage-evaluatiegesprek tussen stagebegeleider en stagementor krijgt de student mondelinge feedback door de eigen stagebegeleider en wordt het evaluatieformulier ondertekend door de stagiair. Evaluatie van de stage door het stageteam van de school: 30 punten Evaluatiecriteria: naleven van afspraken, verzorgd voorkomen en correct taalgebruik, feedback en evaluatiegesprek met stagementor op de stageplaats naar aanleiding van de stageprestaties, constructieve omgang met alle werkpartners. 60% van de punten staan bijgevolg op het effectief stagelopen op de stageplaats. De stagebegeleider brengt minstens één bezoek in de loop van de stageperiode en staat aanvullend telefonisch en schriftelijk in contact met zowel stagementor als stagiair. Tijdens de laatste groepsintervisie, na afloop van de stageperiode, legt de stagiair het aanwezigheidsformulier aan de stagebegeleider voor. Dit aanwezigheidsformulier dient ondertekend te zijn door de stagementor van het bedrijf en bewijst de geleverde prestaties (minimum 230 gepresteerde uren, lunchpauzes worden niet meegerekend). Indien het evaluatieformulier niet persoonlijk wordt afgegeven tijdens de laatste groepsintervisie kan de student niet slagen op de stage, aangezien dit formulier de gepresteerde uren van de stageperiode bewijst. Voor aanvullende informatie bij de stage zie stagemap op de E-campus op volgend pad: P:\Educatie\Lector aan Student\BM\Soudyn M\MOD8 - 2MA STAGE   tijd voor examinering uren 1.00 %    00,22 Tweede examenperiode De stage en de projectweek kunnen niet worden overgedaan in de 2de zittijd.